Referat Organizacyjny i Promocji Miasta
Formularze i druki:
- Wniosek o przyznanie nagrody specjalnej Burmistrza Miasta Człuchów
- Wniosek o wydanie zezwolenia na organizowanie imprez masowych
- Wniosek o wydanie pozwolenia na zajęcie terenu na organizację imprezy plenerowej +pdf
- Wniosek o udzielenie pozwolenia na przeprowadzenie zbiórki publicznej na terenie miasta Człuchów
- Wniosek o wydanie materiałów promocyjnych
- Ankieta dla organizacji pozarządowych - wpis do bazy ngo
Kierownik referatu - Sekretarz Urzędu Miejskiego
Maria Pazda
telefon: +48 59 834 22 91 wew. 313
e-mail: sekretarz@czluchow.eu
miejsce załatwiania spraw: pokój 7, I piętro
Administrator Bezpieczeństwa Informacji
---
Administrator Sieci Informatycznych
Marcin Matczak
telefon: +48 59 834 22 91 wew. 336
e-mail: asi@czluchow.eu
miejsce załatwiania spraw: pokój 7, parter
Stanowisko ds. obsługi Rady Miejskiej i jej organów
Iwona Dragun
telefon: +48 59 834 22 91 wew. 314
e-mail: radamiejska@czluchow.eu
miejsce załatwiania spraw: pokój 14, parter
Stanowisko ds. obsługi sekretariatu
Magdalena Cysdorf
telefon: +48 59 834 22 91 wew. 305
e-mail: sekretariat@czluchow.eu
miejsce załatwiania spraw: pokój 114, I piętro
Stanowisko ds. archiwum zakładowego
---
Stanowisko ds. promocji miasta
Dorota Cieplińska
telefon: +48 59 834 22 91 wew. 318
e-mail: promocja@czluchow.eu
miejsce załatwiania spraw: pokój 6, parter
Stanowisko ds. turystyki i współpracy z organizacjami pozarządowymi
Justyna Gołębiewska
telefon: +48 59 834 22 91 wew. 318
e-mail: turystyka@czluchow.eu
miejsce załatwiania spraw: pokój 6, parter
Do zadań i kompetencji Referatu Organizacyjnego i Promocji Miasta należą w szczególności sprawy:
W zakresie administratora sieci informatycznej:
- pełnienie funkcji administratora bezpieczeństwa informacji;
- prowadzenie ewidencji zbiorów danych osobowych;
- przestrzeganie i wdrażanie zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz aktów wykonawczych;
- nadzór nad bezpieczeństwem danych, przeciwdziałanie dostępowi do systemu osób niepowołanych, prowadzenie dokumentacji dot. bezpieczeństwa teleinformatycznego, opracowywanie zaleceń dot. ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznej;
- podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia systemu zabezpieczenia danych;
- tworzenie i przechowywanie kopii bazy danych;
- kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej programów komputerowych i sprzętu komputerowego, zakupy sprzętu komputerowego, kasowanie i utylizacja sprzętu komputerowego nie nadającego się do dalszego użytku;
- terminowe i rzetelne publikowanie informacji na stronę internetową miasta do BIP oraz koordynowanie i nadzorowanie funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej;
- zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania sieci teleinformatycznej;
- pomoc użytkownikom systemów informatycznych w tworzeniu nowych zbiorów danych bądź uzupełnianiu dotychczasowych;
- kontrola poprawności wprowadzania przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu, częstotliwości ich zmian;
- współpraca z Pełnomocnikiem Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych;
- nadzór techniczny nad elektronicznym obiegiem dokumentów w Urzędzie.
W zakresie kadr:
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych, prac społecznie użytecznych, prac nieodpłatnych – dozorowanych;
- prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami i doskonaleniem zawodowym pracowników, dokształcaniem;
- prowadzenie rejestru skarg na działalność Urzędu i pracowników, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg;
- prowadzenie archiwum akt pracowniczych obecnych i byłych pracowników Urzędu;
- ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, ewidencja wyjść i wyjazdów służbowych i prywatnych w godzinach pracy;
- przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych;
- ewidencjonowanie dokumentacji okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
- przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dot. naboru na wolne stanowiska urzędnicze, zwrot oryginałów dokumentów załączonych do wniosku o przyjęcie do pracy, fizyczna likwidacja odpisów i kserokopii dokumentów złożonych przez kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni w wyniku ogłoszenia naboru (likwidacja następuje po upływie terminu określonego w odrębnych przepisach);
- przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dot. służby przygotowawczej pracowników Urzędu na stanowiskach urzędniczych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy na kierowniczych stanowiskach urzędniczych.
W zakresie obsługi Rady i jej organów:
- obsługa sesji Rady, posiedzeń komisji,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji i wniosków radnych, sporządzanie informacji o realizacji uchwał Rady, zarządzeń Burmistrza, interpelacji i wniosków, skarg i wniosków ludności,
- sporządzanie i przechowywanie protokołów z obrad Rady i jej komisji, uchwał Rady;
- rejestracja i przechowywanie planów pracy Rady i jej komisji;
- pomoc techniczna w organizowaniu spotkań radnych z wyborcami;
- obsługa narad, spotkań;
- prowadzenie ewidencji osobowej radnych;
- wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, parlamentarnymi, samorządowymi, ławników do sądów powszechnych oraz przeprowadzanymi referendami;
- prowadzenie rejestru aktów prawnych stanowiących prawo miejscowe;
- prowadzenie rejestru skarg na działalność organów Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg;
- współpraca z jednostkami pomocniczymi, obsługa zebrań z mieszkańcami, ewidencja, protokołów i uchwał zebrań mieszkańców.
W zakresie kancelarii ogólnej i archiwum zakładowego:
- obsługa narad, spotkań;
- obsługa centrali telefonicznej, zapewnienie ciągłości łączności telefonicznej, fax-u, ewidencja służbowych telefonów komórkowych;
- zakupy środków czystości;
- przyjmowanie do wysyłki i wysyłanie korespondencji;
- prowadzenie archiwum zakładowego;
- wstępna informacja klientów – kierowanie na właściwe stanowiska pracy, przekazywanie wzorów druków i formularzy urzędowych, informacja o procedurach i terminach załatwiania spraw itp
W zakresie obsługi sekretariatu Burmistrza:
- organizacja i koordynacja narad i spotkań Burmistrza, administrowanie salą narad Urzędu;
- przechowywanie dokumentów prawnych dot. organizacji Urzędu (statut Gminy, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, regulamin wynagradzania itp.), prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza;
- zamawianie prasy, wydawnictw książkowych w celach służbowych, prowadzenie badań ankietowych;
- zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci, likwidacja pieczęci zużytych;
- zaopatrzenie w materiały piśmiennicze, kancelaryjne i urządzenia biurowe;
- rejestracja pism (korespondencji) wpływających do Urzędu, przekazywanie korespondencji na stanowiska pracy;
- prowadzenie rejestru odwołań od decyzji i zażaleń na postanowienia Burmistrza;
- ewidencjonowanie kontroli zewnętrznych, przechowywanie protokołów odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
W zakresie promocji miasta:
- budowanie marki Człuchów;
- realizacja polityki promocyjnej Gminy tj. przygotowywanie materiałów reklamowych;
- planowanie i przygotowywanie projektów na rzecz promocji Gminy, w tym:
- opracowywanie całościowej koncepcji promocji Gminy z uwzględnieniem priorytetów w polityce miejskiej na dany rok;
- współpraca z regionalnymi i krajowymi instytucjami oraz podmiotami zainteresowanymi lub zaangażowanymi w proces kształtowania pozytywnego wizerunku Gminy;
- koordynowanie opracowania Strategii Rozwoju Gminy i przedkładanie sprawozdań;
- przygotowanie i koordynacja przedsięwzięć związanych z udziałem Gminy w krajowych i zagranicznych imprezach wystawienniczo-targowych;
- nadzór nad przestrzeganiem zasad dotyczących stosowania graficznych symboli Gminy (logo Miasta i herb Miasta), obejmujących m.in.: wykorzystywanie logo Miasta w działaniach promocyjnych, w tym również w materiałach promocyjnych;
- promocja Gminy na imprezach wystawienniczo-targowych na rynku krajowym i zagranicznym;
- uzgadnianie planów imprez i innych działań promujących Gminę z odpowiednimi jednostkami i organizatorami imprez;
- utrzymywanie stałych kontaktów z miastami partnerskimi;
- współpraca ze wszystkimi instytucjami działającymi na terenie Gminy w celu pozyskania informacji w zakresie promocji;
- gromadzenie i opracowywanie materiałów promocyjnych;
- obsługa imprez turystycznych i promocyjnych;
- wydawanie i kolportaż materiałów promocyjnych i informacyjnych;
- tworzenie i aktualizowanie bazy danych o mieście w zakresie promocji;
W zakresie turystyki:
- podejmowanie działań organizatorskich w zakresie promocji i walorów turystycznych gminy;
- podejmowanie działań na rzecz upowszechniania turystyki i rekreacji poprzez współdziałanie z odpowiednimi jednostkami;
- współpraca ze wszystkimi instytucjami działającymi na terenie Gminy w celu pozyskania informacji w zakresie turystyki;
- gromadzenie i opracowywanie materiałów promocyjnych w zakresie turystyki;
- promocja turystyczna oraz sprzedaż materiałów promujących Gminę;
- obsługa imprez turystycznych i promocyjnych;
- poradnictwo dla turystów indywidualnych i organizatorów wypoczynku;
- wydawanie i kolportaż materiałów promocyjnych i informacyjnych;
- tworzenie i aktualizowanie bazy danych o Mieście w zakresie turystyki;
- prowadzenie badań marketingowych w zakresie turystyki;
- organizowanie udziału Miasta w targach i prezentacjach o charakterze turystycznym i udział w nich;
- współpraca z przedstawicielami branży turystycznej;
- współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami turystycznymi, ośrodkami informacji turystycznej w kraju i zagranicą;
- uaktualnianie informacji na stronie internetowej w dziale turystyka;
- wydawanie zezwoleń na przeprowadzanie imprez masowych;
- prowadzenie rejestru instytucji kultury.
W zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi:
- reprezentowanie Burmistrza Miasta na spotkaniach, szkoleniach i konferencjach, dotyczących problematyki organizacji pozarządowych oraz w kontaktach z podmiotami administracji publicznej, w sprawach dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz udział w pracach komisji i zespołów konsultacyjno-doradczych, działających na terenie miasta, zajmujących się problematyką organizacji pozarządowych;
- przygotowywanie rocznych i wieloletnich programów współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie;
- udział w pracach komisji konkursowych w ramach otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych we współpracy z organizacjami pozarządowymi, w Urzędzie Miejskim, będących realizatorami tych konkursów;
- koordynowanie zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym, nadzór nad ich wykonywaniem oraz rozliczaniem dotacji przyznanych z budżetu Miasta;
- pełnienie roli doradczej i mediacyjnej w sprawach dotyczących relacji pomiędzy Miastem, a organizacjami pozarządowymi;
- inicjowanie szkoleń dotyczących istotnych zagadnień współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi;
- współredagowanie serwisu internetowego Urzędu w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi i współpraca w tym zakresie z innymi serwisami, zajmującymi się tą problematyką.
W zakresie ochrony informacji niejawnych należy:
- opracowanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych, regulaminów i zarządzeń w tym zakresie;
- zapewnienie właściwej ochrony informacji niejawnych;
- przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji przez pracowników Urzędu;
- przeprowadzanie szkoleń pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych,
- podejmowanie działań wyjaśniających i zapobiegawczych w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych lub ochronie danych osobowych;
- przeprowadzanie postępowań sprawdzających na polecenie Burmistrza wobec kandydatów na stanowiska pracy związane z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających;
- rejestracja przed kwalifikacją wojskową;
- prowadzenie kancelarii materiałów zastrzeżonych, doręczanie korespondencji niejawnej upoważnionym pracownikom Urzędu, nadzór nad przechowywaniem i opracowywaniem materiałów zastrzeżonych, archiwizowanie dokumentów niejawnych.
Do zadań w zakresie obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego należy zapewnienie Burmistrzowi możliwości kierowania i koordynacji współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych na wypadek klęsk żywiołowych i innych nadzwyczajnych zagrożeń ludności, a w szczególności:
- nakładanie obowiązku świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony;
- planowanie, koordynacja, organizowanie zadań obrony cywilnej na terenie Gminy, obsługa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, współpraca w tym zakresie z referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie;
- ochrona ludności, zakładów pracy i instytucji, urządzeń użyteczności publicznej, dóbr kultury w sytuacjach zagrożenia i w czasie wojny;
- prowadzenie ewidencji członków formacji obrony cywilnej, planowanie i zaopatrywanie organów kierowania i formacji obrony cywilnej w sprzęt i materiały;
- organizowanie i utrzymywanie w stałej gotowości systemu łączności dla potrzeb zarządzania kryzysowego i kierowania obroną cywilną;
- przygotowywanie projektów zarządzeń o ewakuacji ludności z obszarów zagrożonych;
- organizacja szkoleń formacji OC, ludności, pracowników jednostek organizacyjnych Gminy, popularyzowanie obrony cywilnej, organizowanie kontroli wykonywania zadań obronnych;
- współdziałanie z jednostkami wojskowymi w zakresie unieszkodliwiania materiałów wybuchowych i innych przedmiotów niebezpiecznych;
- organizowanie i prowadzenie na polecenie Wojskowej Komendy Uzupełnień akcji kurierskiej na terenie Gminy;
- planowanie i zapewnianie środków finansowych na realizację zadań dot. stanowiska obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Marcin Matczak Data wytworzenia:
15 maj 2015
Osoba dodająca informacje
Marcin Matczak Data publikacji:
15 maj 2015, godz. 12:58
Osoba aktualizująca informacje
Marcin Matczak Data aktualizacji:
02 wrz 2022, godz. 09:19